Quy trình mở và ký kết hợp đồng đại lý

1.    Tiếp cận và đánh giá đại lý

- Phòng kinh doanh khai thác thông tin đại lý tiềm năng từ các nguồn: online, facebook, được giới thiệu, tự khai thác…. Danh sách đại lý tiềm năng được trợ lý kinh doanh cập nhật lên Getfly để theo dõi.
- Sau khi có thông tin đại lý tiềm năng, Phòng kinh doanh sẽ liên hệ qua hình thức điện thoại. zalo, mail… để tìm hiểu sơ bộ về nhu cầu hợp tác, mặt bằng nhà xưởng, mô hình và địa bàn kinh doanh…
- Tùy theo thông tin thu thập được và lịch công tác Phòng kinh doanh  xuống trực tiếp địa điểm kinh doanh của đại lý để trao đổi và đánh giá thực tế. Các yếu tố cần đánh giá được thể hiện chi tiết trong Biểu mẫu Hồ sơ đại lý.
- Nếu đánh giá đại lý có thể hợp tác để phát triển thị trường tại khu vực, Phòng kinh doanh hoàn thành biểu mẫu Hồ sơ đại lý trình Ban giám đốc phê duyệt.

2. Ký hợp đồng đại lý

- Sau khi Ban giám đốc phê duyệt Phòng kinh doanh gửi mail đến trợ lý kinh doanh thông báo việc mở mã đại lý. Mail yêu cầu đầy đủ thông tin: Tên đại lý, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ mail, chủ đại lý, giá được hưởng và địa bàn đại lý được phân vùng.

- Phòng kinh doanh trình hợp đồng lên Ban giám đốc để xác định mức thưởng năm cho đại lý. Ban giám đốc phê duyệt dựa theo tình hình thực tế từng khu vực, Phòng kinh doanh gửi hợp đồng xuống để đại lý ký kết rồi chuyển về công ty. Hợp đồng chia làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản và là chứng từ để tính thưởng cho đại lý tại thời điểm cuối năm tài chính.

- Sau khi ký hợp đồng đại lý, Phòng kinh doanh phối hợp đôn đốc đại lý hoàn thiện hình ảnh điểm bán: cửa mẫu, biển bảng, logo, wesite …theo tiêu chuẩn của công ty.

- Các hỗ trợ đại lý mới (biển bảng, cửa mẫu, logo, website…)  theo quy định được Phòng kinh doanh làm tờ trình sau khi các hạng mục hoàn tất. Hỗ trợ được giảm trừ vào công nợ đại lý sau khi phát sinh đơn hàng đầu tiên.

- Hồ sơ đại lý được lưu trữ sau khi ký hợp đồng bao gồm: Hợp đồng đại lý, Hợp đồng ký gửi hàng hóa, hợp đồng ký quỹ, Hồ sơ đại lý, hình ảnh mặt bằng showroom sau hoàn thiện.